Belang van Asset management speelvoorzieningen

Graag maken we voor asset management onderscheid in Onderhoud, Beheer en Beleid (niet geheel toevallig OBB). In dit licht kun je bij onderhoud denken aan onderdelenmanagement, geen geld uitgeven op plekken waar je gaat vervangen, invulling geven aan circulair werken en natuurlijk simpelweg heel~schoon~veilig houden. Bij beheer kun je denken aan het kantoorwerk zoals programma, vervanging, planning. Bij beleid kun je denken aan  onder andere eerlijke verdeling voorzieningen over kinderen en buurten, toewerken naar en monitoren van beleidsdoelstellingen, kwaliteitswinst inrichting. En natuurlijk is het in alle onderdelen van Assetmanagement belangrijk te zoeken naar win~win door samenwerken met andere sectoren van je gemeente. Kennis hebben van “wat beheren en willen je collega’s” is daarbij essentieel”

Objectief in de markt

Vanuit de jarenlange ervaring -en als enige adviseur objectief in de markt- werken wij met alle beschikbare Asset management programma’s voor speelvoorzieningen. Hoewel de kwaliteit en gebruiksgemak van de programma’s sterk varieert lukt het daarbij -al dan niet met wat omwegen- om de benodigde data te extraheren en verwerken en combineren tot data waar manager echt wat aan heeft voor onderhoud, beheer en beleid. En deze informatie wordt moeiteloos op overzichtelijke kaart verwerkt.

Database op orde

Opvallend is dat er in veel Asset management programma’s nauwelijks de vraag lijkt gesteld: waarom houden we die gegevens eigenlijk bij; past de werkwijze die het programma voorschrijft wel bij onze wijze van management en organisatie; moeten alles wel bijhouden “omdat het kan”; is er wel een verplichting of noodzaak dit op dit niveau bij te houden? En dan nog lijkt het allemaal wel leuk ingericht, maar als dan een heel gedeelte van de gegevens blijkt te ontbreken kan je nog een goede conclusies trekken. Vaak is het bijhouden van de gegeven een crime, regelmatig horen we “Ja, ik moet er eigenlijk nog een keer achteraan om het in te vullen, maar dat kost me al snel 3 dagen.” En dan blijft het de vraag of alles goed is verwerkt.

Graag stellen we dan ook de vragen: 

• Welke velden zijn er echt nodig
• Welke combinatie van informatie geeft winst
• Is snelle interpretatie gegevens mogelijk
• Geeft prioritering activiteiten inzicht
• Biedt het assetprogramma optimale inzet aan bestaand budget
• Gebruik je goede veldnamen
• En wordt er consequent ingevoerd zodat het veel ellende scheelt en blijf je als opdrachtgever zelf in regie.

Data op orde en dan

Als een de data op orde zijn is het onze ervaring dat afgewogen keuzen gemaakt kunnen worden waar te investeren en te bezuinigen, waar en hoe; dat trajecten ook kort en goedkoper kunnen; dat de date ingezet kan worden voor voorlichting en samenwerking; eerlijker en buurtgewijs gewerkt kan worden enzovoort.

Een case: Assetmanagement vanaf speelgedrag, via investering per kind tot aan lange termijn programmering vervanging

Kern van het buitenspelen is dat kinderen zelfstandig buiten kunnen spelen. Dit kan en mag van ouders binnen het ‘veilig gebied’. Het veilig gebied verschilt per ouder (hoe ver mag een kind van huis) en dus per kind. Echter over het algemeen worden hierbij door ouders fysieke barrières en grenzen meegegeven waarbinnen kinderen mogen komen. Dit zijn spoorlijnen, 50 km wegen, busbanen, een wat bredere watergang, groot park of groenzone. Ouders geven dan aan tot hier en niet verder. Dit zijn dan als het ware de speelbuurten. Binnen een speelbuurt wil je voldoende aanbod hebben voor de doelgroep tot 10 à 12 jaar. Na 12 jaar gaan ze namelijk wel over deze barrières en kan het aanbod ook buiten de buurt liggen. Een goede skatebaan gaan de jongeren echt wel heen.

Informatie koppelen aan speelbuurten

Dataverrijking vind plaats door deze speelbuurten op de kaart te zetten en hieraan data te koppelen zodat je deze speelbuurten kan vergelijken. Hiermee ontstaat een keuze instrument bij onderhoud, vervanging en investeringen. Vragen als; Moet ik deze dure onderhoudsmaatregel hier uitvoeren of niet? Zal ik dit toestel vervangen door een zelfde toestel of door een ander toestel op een andere plek? Is mijn investeringswaarde goede verdeeld over buurten en doelgroepen? Kunnen hiermee gemakkelijke beantwoord worden.

In een buurt waar al heel veel is kan je bijvoorbeeld beslissen om een keer niet te vervangen of te onderhouden en toch te verwijderen.

Wat we doen:

• Speelbuurten definiëren
• Data koppelen over speelplekken in een speelbuurt
• Data koppelen over speeltoestellen in een speelbuurt (aantal, speelfunctie etc)
• Data koppelen over inventariswaarde in een speelbuurt (bijv. aan spelen of aan sport of aan 0-5 jaar of aan 6-11 jaar)
• Data koppelen over leeftijd van toestellen of restlevensduur in een speelbuurt
• Data koppelen over kinderen (eventueel in subgroepen 0-3, 4-8 en 8-12) in een speelbuurt.

Ook kunnen we combinaties maken van datasets.

De buurten werken op basis van de standaard deviatie en niet ten opzichte van een norm. Dus de donkere buurten hebben veel meer dan gemiddeld en de lichte buurten veel minder. Er hangt dus geen oordeel aan over te veel of te weinig maar geeft informatie hoe zaken ervoor staan ten opzichte van het gemiddelde.

Lange termijn programma

Deze kaarten kunnen ook helpen bij het lange termijn programmeren. De prioriteit buurten kunnen snel gefilterd worden. Er kan een soort vervangingscyclus worden gebouwd waarbij als het ware als een soort groot onderhoudsproject de speelbuurten worden opgepakt. In Almere hebben ze ervoor gekozen om iedere 7 a 8 jaar terug te komen in een speelbuurt om weer te actualiseren. Ze sluiten hiermee aan op de behoeftecyclus (doelgroepen 0-5 jaar, 6-11 jaar en 12-18 jaar) en op de levensduur cyclus van toestellen (natuurlijk 7/8 jaar, traditioneel 14/16 jaar, robuust/staal 21/24 jaar).

Case data in het asset management systeem

Er wordt veel data bijgehouden “omdat het kan” zonder dat er wat mee gebeurd. Een voorbeeld: naast leverancier wordt soms bijgehouden -maar incompleet- wie bijvoorbeeld de producent, importeur en/of installateur van een speeltoestel was. Ik ben in die 25 jaar nauwelijks tot geen beheerder tegengekomen die ooit die gegevens heeft geraadpleegd.

Of uit de veiligheidsinspectie komen opmerkingen met een lage prioriteit (bijvoorbeeld 4 en 5, met aanduiding geen actie noodzakelijk) terwijl de gemeente structureel hierop geen actie onderneemt. In kader van de het Warenwetbesluit Attractie- en Speeltoestellen (WAS) zijn dat soort opmerkingen ook niet nodig. In een actueel dossier moet (vaak aangeduid als logboek) moet bijgehouden worden om aan te tonen  “dat het toestel zodanig is geïnstalleerd, gemonteerd en zodanig is beproefd, geïnspecteerd en onderhouden en zodanig van opschriften is voorzien, dat er bij gebruik geen gevaar voor de gezondheid of veiligheid van personen bestaat.”

Sowieso zijn veel inspectierapporten eigenlijk onderhoudsopnames. We lezen veel opmerkingen die eigenlijk een onderhoudsaanwijzing zijn zonder een veiligheidsaspect zoals gras in de ondergrond, toestel in de gaten houden, bouten los, ontbrekende onderdeel. Zou het niet veel nuttiger zijn dat de opdracht zou betreffen niet zozeer inspectie maar onderhoud uitvoeren waarbij inspectie bijproduct is. Dus draai die losse bouten aan en zet dan op een afrekenstaat x minuten voor het aandraaien van bouten.

In principe is het bij een inspectie al voldoende als er ergens geregistreerd is dat, wie en wanneer een inspectie heeft uitgevoerd; Inspectierapport zou dan kunnen bestaan uit “inspecteur #naam heeft #datum/periode alle speelplekken in #wijk/stad geïnspecteerd en geconstateerd dat in navolgende situaties een ongeval kan hebben plaatsgevonden waarvan de gemeente niet op de hoogte was: #lijstje. Alle onveilige situaties zijn verholpen, met uitzondering van #.


Johan Oost
Speelruimtespecialist
OBB Ingenieursbureau